KVKK ve Veri Güvenliği: Qmeter Müşteri Verilerini Nasıl Korur

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel veriyle çalışan tarafları iki role ayırır. Veri sorumlusu, verinin hangi amaçla ve hangi yöntemlerle işleneceğine karar veren taraftır. Veri işleyen ise veriyi, veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına işler.

Bir müşteri geri bildirim programında bu ayrım nettir. Anketin hangi soruları soracağına, hangi kişisel verilerin (ad, e-posta, telefon) toplanacağına ve bu verilerin ne kadar saklanacağına siz karar verirsiniz; bu nedenle veri sorumlusu işletmenizdir. Bulut kurulumunda Qmeter, verileri sizin adınıza barındıran ve işleyen veri işleyen konumundadır. Yerinde (on-premise) kurulumda ise platform kendi sunucularınızda çalışır ve veriler sizin güvenlik çevrenizde kalır.

Qmeter'ın hangi verileri, hangi amaçla ve hangi güvenlik önlemleriyle işleyeceği sözleşme aşamasında yazılı olarak belirlenir. Sözleşme tarafınız ve veri işleyen, Dubai (BAE) merkezli QMETER L.L.C-FZ'dir. VERBİS'e kayıt yükümlülüğünüzün olup olmadığı, aydınlatma metninizin içeriği ve her işleme faaliyetinin hukuki sebebi ise veri sorumlusu olarak size aittir. Bu konuları kendi hukuk danışmanınızla değerlendirmenizi öneririz.

KVKK, kişisel veri toplanırken ilgili kişinin aydınlatılmasını ister; bazı işleme faaliyetleri için ayrıca açık rıza gerekir. Metinleri hazırlamak ve hangi işlemin hangi hukuki sebebe dayandığına karar vermek veri sorumlusunun işidir. Qmeter'ın anket oluşturucusu ise bu kararları ankete taşımanız için gereken araçları sunar (arayüz İngilizcedir; bileşen adlarını ekranda göründüğü gibi yazıyoruz):

• Kişisel veri olmadan başlayın: Kiosk ve QR anketleri varsayılan olarak anonimdir; giriş, uygulama veya iletişim bilgisi gerekmez. Kişisel veri toplamayan bir anket, aydınlatma ve rıza sorularının büyük kısmını baştan ortadan kaldırır.
• Müşteri alanları isteğe bağlıdır: Ad, e-posta ve telefon gibi müşteri alanlarını (Customer fields) yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz anketlere eklersiniz ve her birini zorunlu ya da isteğe bağlı yaparsınız.
• Aydınlatma metnini ankette gösterin: Yanıt gerektirmeyen bilgi bloğu (Text Block) ile aydınlatma metninizi veya ona giden bağlantıyı, iletişim bilgisi istenen sayfanın hemen üstüne yerleştirebilirsiniz.
• Açık rızayı ayrı bir soruyla alın: Açık rıza gereken durumlarda tek seçimli bir onay sorusu ekler, koşullu mantıkla (Show if) müşteri alanlarının yalnızca onay veren kişiye gösterilmesini sağlarsınız.
• Her dilde aynı metin: Çok dilli anketlerde (100'den fazla dil) aydınlatma ve onay metinlerini soru metinleriyle aynı yerden çevirebilirsiniz.

Qmeter'da e-posta adresi ve telefon numarası gibi hassas alanlar her listede ve her müşteri profilinde varsayılan olarak maskelenir. Bir alanı açmak için kullanıcının rolünde kişisel veri (PII) görüntüleme yetkisi bulunmalıdır; yetkisi olmayan kullanıcı veriyi göremez ve sistem uyarı verir. Her açma işlemi, kimin ve ne zaman açtığıyla birlikte denetim kaydına yazılır.

Yetkiler modül modül iki düzeyde verilir: Tam (Full) ve Görüntüleme (View). Ayrıca her kullanıcı belirli şubelere bağlanabilir; bir şube müdürü yalnızca kendi şubesinin müşterilerini ve geri bildirimlerini görür. KVKK'nın “işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma” ilkesini günlük işe taşımanın pratik yolu budur: ekipler geri bildirim ve talepler üzerinde çalışır, kişisel veriyi yalnızca gerçekten ihtiyacı olanlar görür.

Her müşteri profilinde, o kayıt üzerinde yapılan tüm işlemlerin değiştirilemez bir günlüğünü tutan bir Denetim (Audit) sekmesi bulunur. Yanındaki Zaman Çizelgesi (Timeline) sekmesi anketleri, talepleri, notları ve her kişisel veri görüntülemesini kronolojik olarak gösterir.

İç denetçiniz ya da müşterinin kendisi “Bu kişinin verisine kim, ne zaman erişti?” diye sorduğunda yanıt bir soruşturma değil, tek tıklık bir kayıttır. Veri güvenliğine ilişkin idari ve teknik tedbirlerinizi belgelemeniz gerektiğinde bu kayıtlar somut bir dayanak sağlar.

KVKK, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini öngörür ve ilgili kişiye bunu talep etme hakkı tanır. Veri sorumlusu, ilgili kişinin başvurusunu en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Avrupa'da “unutulma hakkı” olarak bilinen bu süreç Qmeter'da ayrı bir iş akışıdır:

• Talepler Silme Talepleri (Deletion Requests) kuyruğuna düşer; her talepte gerekçe, talebin geldiği kanal, müşterinin istatistikleri ve bir SLA süresi görünür. SLA göstergesi, yasal yanıt süresini takip etmenizi kolaylaştırır.
• Yönetici gerekirse not ekler ve talebi onaylar: müşterinin kişisel verileri profil, anketler ve talepler dahil tüm sistemde anonimleştirilir.
• Talep reddedilirse gerekçe kayda geçer. Her iki kararda da işlem denetim izinde kalır.

Neden fiziksel silme yerine anonimleştirme? Çünkü kayıtları topluca silmek geçmişinizi sessizce değiştirir: yanıt sayıları ve skor trendleri kayar. Anonimleştirme kimliği ve iletişim bilgilerini kaldırır; anonim yanıtlar ise istatistiklerinizi doğru tutar. Hangi yöntemin sizin için uygun olduğuna saklama ve imha politikanız çerçevesinde siz karar verirsiniz.

KVKK, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini ister. Qmeter'da yönetici, Şirket Ayarları'ndaki gizlilik sekmesinden (Privacy & GDPR) bir veri saklama süresi belirler. Bu süre boyunca etkileşimi olmayan müşteriler otomatik olarak anonimleştirilir.

Böylece saklama ve imha politikanızda yazdığınız süre bir ayara dönüşür: dönemsel temizlik betikleri, unutulmuş tablolar ya da elle yapılan silme turları gerekmez. Raporlarınız geçmişini korur; eski kayıtların arkasındaki kişiler ise gizliliklerini.

Qmeter'ın Yapay Zekâ Analisti (AI Analyst) sade dille sorulan sorulardan rapor üretir; ancak modele yalnızca sorgunun yapısı, yani şema gönderilir. Müşteri kayıtları, yanıt metinleri ve kişisel notlar hiçbir zaman modele gönderilmez.

Yapay zekâ özellikleri, bir yönetici Şirket Ayarları → AI & Keys bölümünden sağlayıcıyı ve modeli seçip şirketin kendi API anahtarını bağlayana kadar kapalıdır. Modele kişisel veri gitmediği için yapay zekâ analizi, müşteri verisini bir model sağlayıcısıyla paylaşmayı gerektirmez.

Qmeter'ı iki şekilde kullanabilirsiniz:

Kurulum	Veriler nerede?	Kimler için uygun?
Bulut	Almanya'daki AB veri merkezleri	Hızlı başlamak isteyen ve verinin AB'de barındırılmasını kabul eden işletmeler
Yerinde kurulum (on-premise)	Kendi altyapınız — örneğin Türkiye'deki veri merkeziniz	Verinin yurt içinde ve kendi güvenlik çevresinde kalmasını isteyen bankalar, sağlık kuruluşları, kamu kurumları ve büyük zincirler

Bulut kurulumunda veriler Türkiye dışında barındırıldığı için bu, KVKK açısından kişisel verilerin yurt dışına aktarılması anlamına gelir. KVKK'nın 9. maddesi, 2024'te yapılan değişiklikle yurt dışına aktarımı yeterlilik kararı, standart sözleşme gibi uygun güvenceler veya sınırlı istisnalar gibi mekanizmalara bağlar. Bulut müşterilerimizle aktarımı bu kurallara dayanan sözleşmeler çerçevesinde ele alırız; standart sözleşmenin Kurum'a bildirilmesi gibi adımları hukuk danışmanınızla birlikte planlamanızı öneririz.

Verilerin Türkiye'den çıkmaması gerekiyorsa yerinde kurulum bu soruyu kökten çözer: platformun tamamı, aynı özelliklerle kendi sunucularınızda ve sizin kontrolünüzde çalışır. Yerinde kurulum Enterprise planın parçasıdır; ayrıntılar için fiyatlar sayfasına ve entegrasyon ve kurulum seçeneklerine bakın.

Konu	Veri sorumlusu (siz)	Qmeter'ın sağladığı
Aydınlatma metni	Metni hazırlar ve güncel tutar	Metni ankette gösteren bilgi bloğu (Text Block)
Açık rıza	Gerekip gerekmediğine karar verir	Onay sorusu ve koşullu mantık
VERBİS	Kayıt yükümlülüğünü değerlendirir	—
İlgili kişi başvuruları	Başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırır	Silme Talepleri kuyruğu, SLA göstergesi, anonimleştirme
Saklama süresi	Süreyi politikasında belirler	Saklama ayarı ve otomatik anonimleştirme
Erişim yetkileri	Kimin neyi göreceğine karar verir	Rol ve şube kapsamı, kişisel veri maskeleme, denetim izi
Barındırma yeri	Bulut veya yerinde kurulumu seçer	AB bulutu (Almanya) veya kendi altyapınıza kurulum

Önemli not: Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık değildir. Hiçbir yazılım bir kuruluşu tek başına KVKK'ya uyumlu hâle getirmez; uyum, sizin yürüttüğünüz bir süreçtir ve Qmeter bu süreci destekleyen teknik araçları sağlar. Kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza veya veri koruma uzmanınıza danışmanızı öneririz. Güvenlik özelliklerinin ayrıntıları Güvenlik ve KVKK/GDPR sayfasındadır.